Foire aux questions (FAQ) – Promotion Groups, Gatherings & Getaways

Au sujet de la promotion 3G

Comment peut-on déterminer si un groupe est considéré comme un groupe social?
Les groupes sociaux sont des groupes qui ne nécessitent pas de services supplémentaires, d’événements organisés, de salles de conférence ou de réunion, de réceptions (incluant nourriture et breuvages), etc. Les groupes qui demandent des services supplémentaires de n’importe quel type doivent communiquer directement avec le gestionnaire des ventes pour les groupes de l’hôtel et peuvent devoir payer des coûts supplémentaires.

Comment fonctionne la promotion 3G?
Chaque sixième chambre réservée au sein du groupe sera gratuite, jusqu’à concurrence de trois chambres gratuites par groupe par réservation. Donc, pour chaque bloc de cinq chambres payé, une chambre additionnelle est offerte gratuitement. La chambre gratuite sera offerte pour la durée du séjour où la réservation respecte les termes de la promotion.

Par exemple, si cinq chambres sont réservées pour trois nuitées, et qu’une chambre est réservée pour cinq nuitées, la chambre gratuite sera offerte pour trois nuitées.

Comment fait-on pour savoir quelle chambre est gratuite?
La chambre gratuite sera de catégorie équivalente à la chambre la moins dispendieuse réservée chaque nuitée qu’il y a assez de chambres réservées pour se qualifier pour la promotion.

Est-ce que toutes les chambres réservées doivent faire partie de la même catégorie pour recevoir la chambre gratuite?
Non, cela n’est pas nécessaire. La chambre gratuite offerte sera de catégorie équivalente à la chambre réservée la moins dispendieuse.

Nous avons réservé six chambres, mais un des membres du groupe est célibataire, est-ce que nous respectons les exigences pour nous qualifier pour la promotion 3G?
Oui, la promotion 3G inclut tous les types d’occupation : une seule personne, double ou triple; le point important à se rappeler c’est que la chambre gratuite offerte sera de catégorie équivalente à la chambre réservée la moins dispendieuse.

Est-ce que nous devrons signer un contrat pour le groupe?
Pour les groupes réservant moins de dix chambres nous ne demandons pas de signer de contrat officiel, mais un formulaire de réservation peut être demandé par l’hôtel. Pour les groupes réservant dix chambres et plus, la signature d’un contrat formel sera demandée.

Lorsque la réservation d’un groupe dans le cadre de la promotion 3G est faite par le biais d’une agence de voyages, peut-elle être faite directement à l’hôtel ou l’agence doit s’adresser au responsable des réservations de groupes?
Lorsque la réservation est faire par le biais d’une agence de voyages, toutes les réservations se qualifiant dans la promotion 3G devront être faites en même temps par le responsable des réservations de groupes de l’agence. Les réservations ne peuvent pas être faites de manière individuelle et regroupées ultérieurement, car elles ne se qualifieraient pas dans le cadre de la promotion 3G.

Quelles sont les conditions relatives au à l’accueil privé lors de l’arrivée à l’hôtel?
L’accueil privé est offert seulement lorsque tous les membres du groupe arrivent en même temps à l’hôtel et que le personnel de l’hôtel a été avisé au moins sept jours avant la date d’arrivée.

Comment fonctionne la promotion d’une chambre de catégorie supérieure pour chaque réservation de 10 chambres?
Les clients recevront une chambre de catégorie supérieure gratuitement pour chaque réservation de 10 chambres payées par nuitée. La catégorie supérieure sera octroyée à la 10e chambre réservée dans chaque bloc de 10.

Comment fait-on pour savoir quelle chambre sera gratuitement surclassée?
La chambre gratuite de catégorie supérieure fera partie de la catégorie de la majorité des chambres réservées. Le responsable du groupe ou l’agence de voyages pourra choisir quelle chambre dans cette catégorie sera surclassée. Veuillez prendre note que cette promotion peut se limiter à certaines catégories de chambres et exclure certaines catégories de suites.

Dans quelle catégorie la chambre sera-t-elle surclassée?
La chambre sera surclassée dans la catégorie immédiatement supérieure à celle dans laquelle se trouve la majorité des 10 chambres.

Par exemple, si six chambres sont réservées dans la catégorie « deluxe » et que quatre chambres sont réservées dans la catégorie « suite junior », la chambre qui sera surclassée gratuitement partira de la catégorie « deluxe » à celle de « suite junior ». De même, si six chambres sont réservées dans la catégorie « suite junior » et que quatre chambres sont réservées dans la catégorie « deluxe », la chambre qui sera surclassée gratuitement partira de la catégorie « suite junior » à la catégorie supérieure.

Est-ce que le surclassement gratuit est garanti?
Le surclassement gratuit de la chambre est sujet à la disponibilité de l’hôtel. Malheureusement, il y aura des périodes particulières pendant l’année où, en raison du nombre de clients plus élevé, les surclassements seront limités.

Comment utilise-t-on les coupons de l’hôtel?
Les coupons de l’hôtel peuvent être utilisés au spa (jusqu’à 40 $ (US) de rabais pour chaque traitement de 50 minutes), à l’occasion de soupers romantiques (jusqu’à 60 $ (US) de rabais par souper romantique réservé avec le service de conciergerie) et jusqu’à 10 $ (US) de rabais à l’achat d’une bouteille de vin.

Les coupons de l’hôtel ne peuvent pas être utilisés pour : les services offerts au salon de beauté, les produits offerts à la boutique du spa, les coûts liés aux appels téléphoniques, la nage avec les dauphins, les achats dans les boutiques de souvenirs ou autres boutiques, les services d’internet, les services de la marina, la boutique de plongée, les services médicaux, la location de voiture et les services des agences de voyages. Les coupons de l’hôtel doivent être remis lors de la réservation ou avant de recevoir le service. Les coupons de l’hôtel n’ont aucune valeur monétaire ou commerciale, ils ne sont pas remboursables ou transférables.

Ils ne peuvent pas être utilisés comme pourboire ou pour payer des taxes, des réceptions privées ou des événements spéciaux comme des soupers de gala à l’occasion de Noël et du Nouvel an. Les coupons de l’hôtel ne sont pas cumulatifs et ne peuvent être jumelés à d’autres promotions ou offres spéciales, y compris, sans pour autant s’y limiter, les rabais offerts au spa. Ils sont valides seulement pendant la durée du séjour initial et ne peuvent être déduits de la facture lors du départ.

Réclamation

Est-ce qu’il y a des dates d’interdiction dans le cadre de la promotion 3G?
Oui, les hôtels peuvent mettre à jour leurs dates d’interdiction dans le cadre de la promotion 3G en tout temps, en fonction de la disponibilité et des besoins. Une liste des dates d’interdiction est normalement disponible sur le site Web de l’hôtel ou dans la section Médias du site d’AMResorts à http://amresorts.com/mediasite/pdfs/3G_Extension.pdf, cependant, en raison du facteur temporel, veuillez vérifier les dates directement avec l’hôtel avant de confirmer la réservation.

Si les dates de réservations ou de séjours chevauchent n’importe quelle des dates d’interdiction de l’hôtel, la promotion 3G ne sera pas applicable.

Si, dans le cadre de cette promotion, six chambres minimum doivent être réservées, y a-t-il un maximum?
Oui, un maximum de 20 chambres s’applique à cette promotion, y compris les chambres gratuites. En effet, soit : un maximum de trois chambres gratuites et de deux chambres surclassées.

Qu’arrive-t-il si le groupe compte plus que 20 chambres?
La promotion 3G peut être appliquée aux plus grands groupes, mais les politiques standards relatives aux groupes concernant les dépôts de sécurité, les annulations et la perte de clientèle s’appliquent tout de même, et le maximum de chambres gratuites sera maintenu à trois. Pour les plus grands groupes, des contrats individuels ainsi que des politiques relatives aux groupes pourraient être plus bénéfiques pour vos clients que la promotion 3G. Veuillez communiquer avec votre agence de voyages ou votre hôtel pour confirmer quelle sera la meilleure promotion pour votre groupe.

Quelles sont les pénalités d’annulation dans le cadre de la promotion 3G?
Les conditions d’annulation standards et les politiques en cas d’absence.

Est-ce que la promotion 3G est seulement disponible lors de réservations directement à l’hôtel ou les groupes qui réservent par le biais d’une agence de voyages ont aussi accès à la promotion?
La promotion 3G est disponible tant pour les réservations directes que pour les réservations par le biais d’une agence de voyages; les groupes peuvent profiter des avantages de la promotion d’une manière ou de l’autre, selon leur préférence.

La promotion 3G combinée avec d’autres promotions

Est-ce que la promotion 3G peut-être combinée avec d’autres promotions pour les groupes?
Non.

Est-ce que la promotion 3G peut-être combinée avec d’autres promotions pour le grand public?
Oui, à moins d’indications contraires.

Est-ce que la promotion 3G peut-être combinée avec la promotion « aucun supplément pour les vacanciers seuls »
Non, dans l’éventualité où votre groupe serait constitué majoritairement de chambres en occupation simple, nous vous conseillons d’évaluer laquelle des promotions en cours sera la plus avantageuse pour les membres du groupe.

Est-ce que la promotion 3G peut-être combinée avec le forfait mariage gratuit?
Oui, mais seulement lorsque toutes les conditions générales du forfait mariage gratuit sont respectées séparément de la promotion Groups, Gatherings & Getaways pour le calcul du nombre de chambres. Ce qui signifie que, la catégorie de chambres sélectionnée (peut varier en fonction des hôtels) doit être réservée pour sept nuitées ou encore cinq chambres doivent être réservés pour un minimum de trois nuits dans la catégorie de chambre sélectionnée. Les chambres réservées qui entrent dans le calcul pour le forfait mariage gratuit ne peuvent pas être prises en compte dans le cadre de la promotion Groups, Gatherings & Getaways.

Par exemple, si dix chambres sont réservées à l’occasion d’un mariage, et que les futurs mariés réservent les chambres dans la catégorie sélectionnée pour sept nuitées, ils pourront alors profiter du forfait mariage gratuit et les autres neuf chambres se qualifient pour la promotion Groups, Gatherings & Getaways.

Il en va de même pour un groupe qui réserve 20 chambres pour trois nuits à l’occasion d’un mariage, cinq chambres serviront à se qualifier pour le forfait mariage gratuit, mais alors, seulement 15 chambres se qualifient pour la promotion Groups, Gatherings & Getaways, et donc, seulement deux chambres gratuites seront attribuées.

Autres questions

J’ai des entreprises clientes qui aimeraient profiter de la promotion 3G dans le cadre de l’organisation d’une convention dans un futur proche, peuvent-ils?
Non, la promotion 3G est seulement disponible pour les groupes sociaux. Les groupes sociaux sont des groupes qui ne nécessitent pas de services supplémentaires, d’événements organisés, de salles de conférence ou de réunion, de réceptions (incluant nourriture et breuvages), etc. Les groupes qui demandent des services supplémentaires de n’importe quel type doivent communiquer directement avec le gestionnaire des ventes pour les groupes de l’hôtel et peuvent devoir payer des coûts supplémentaires.

Des amis de mes clients ont réservé par le biais d’une autre agence de voyages, mais ils voyagent ensemble, sont-ils, en tant que groupe, éligibles à la promotion 3G?
Non, pour être éligible à la promotion 3G, toutes les chambres doivent être réservées en même temps et à la même place.

Comment la commission est-elle calculée dans le cadre de la promotion 3G?
Les commissions habituelles s’appliquent, cependant aucune commission n’est payée par AMResorts pour les chambres gratuites, que ce soit par réservations directes ou par le biais d’agence de voyages. Veuillez vérifier auprès de votre fournisseur pour savoir comment les commissions seront appliquées pour les chambres gratuites.

Si la promotion 3G est utilisée par un groupe dans le cadre d’un mariage, est-ce que l’argent économisé peut être utilisé afin de payer des extras pour le mariage à l’hôtel?
Les économies réalisées ne peuvent pas servir pour payer des extras dans le cadre d’un mariage, parce que l’offre ne vient pas de l’hôtel directement, mais bien d’une tierce partie.